21.05.2021
Osnivanje firme je jedan od prvih koraka svakog preduzetnika na njegovom putu ka uspjehu. Ono što izdvaja dobre od loših preduzetnika nije poslovna ideja, već umjeće dobrog procjenjivanja i pravilnog donošenja poslovnih odluka. Pošto je jedan od osnovnih zadataka preduzetnika to da kombinuje i koordiniše poslovnim faktorima, kako bi maksimizovao profit, smanjenje troškova poslovanja u ovu svrhu je proces koji u svakoj firmi treba da traje već od momenta odluke o upuštanju u konkretnu poslovnu aktivnost. Ovo je veoma bitno, jer od samog početka preduzetničke aktivnosti, pa tokom cijelog poslovanja, preduzetnika prati rizik, kao komponenta koja jedino može biti amortizovana pravilno postavljnom proporcijom izmedju troškova i prihoda. Smanjenje troškova, uz povećanje prihoda, direktno utiče na visinu profita. Prilikom osnivanja firme možete sebi priuštiti luksuz pa angažovati stručnjaka koji će vam proces registracije završiti uz vaš minimalan angažman, ali da li je to, uzimajući u obzir sve pomenuto, preduzetnički potez!? Naravno da za svaki posao za koji niste kadri treba da angažujete profesionalca iz te oblasti, ali za osnivanje firme vam je, prema Zakonu o privrednim društvima Republike Srpske, kao osnivaču jednočlanog društva sa ograničenom odgovornošću, sa minimalnim osnivačkim kapitalom (1 KM), data mogućnost da sami izvršite pripremu osnivačke dokumentacije. Zašto ne iskoristiti tu mogućnost i na samom početku dio sredstava, koja ste namjenili u ove svrhe, sačuvati na strani obrtnih sredstava, koja, po pravilu, imaju direktan uticaj na razvoj poslovanja. Pošto posjedujemo višegodišnje iskustvo u oblasti registracije privrednih subjekata odlučili smo da vam, kroz ovaj tekst, olakšamo proces osnivanja firme. U slučajevima samostale pripreme osnivačke dokumentacije se, u praksi, nerijetko dešavaju situacije da osnivač, zbog neiskustva, nešto ne napravi kako treba i da mu, zbog toga, privredni sud zaključkom naloži izmjenu dijela ili pak cjelokupne osnivačke dokumentacije, što će rezultirati povećanjem troškova, kao i produženjem vremena registracije. Ukazaćemo vam na detalje o kojima morate voditi računa kako ne biste napravili grešku.
Dokumentacija koja će vam biti potrebna za registraciju:
1. Odluka o osnivanju društva x4
2. Odluka o imenovanju direktora društva x1
3. Izjava o prihvatanju funkcije direktora x1
4. OP obrazac (Ovjeren potpis lica ovlaštenih za zastupanje za osnivača/direktora) x2
5. Ovjeren prepis lične karte za osnivača/direktora društva x2
6. Uvjerenje o izmirenim poreskim obavezama za osnivača
7. Uvjerenje o mjestu prebivališta za osnivača/direktora
8. Potvrda banke o uplati kapitala
9. Taksa (naknada APIF-u)
10. Prijava za registraciju
Da biste mogli pristupiti pripremi dokumentacije prvo ćete morati odrediti naziv firme, jer je naziv firme osnovni činilac svih dokumenata. Dva su koraka koja treba ispoštovati prilikom ove radnje. Prvi, određivanje samog naziva, gdje se preporučuje korištenje našeg jezika, i drugi, provjera dostupnosti odabranog naziva. Ako ste se odlučili da u nazivu koristite riječi stranog porijekla neophodno je da u Odluci o osnivanju društva, u članu koji se odnosi na poslovno ime, navedete prevod punog poslovnog imena. Ako ste kao naziv koristili akronim ili neku riječ koju ste sami izmislili onda je neophodno da, kao propratni dokument, sačinite Izjavu o značenju naziva društva u kojoj ćete objasniti kako ste tvorili taj naziv. Kada ste se napokon odlučili za neki od naziva morate izvršiti provjeru dostupnosti naziva, jer po zakonu nije moguće da firma ima isti ili sličan naziv sa nekom postojećom firmom. Možda će vas neko uputiti da za provjeru naziva jednostavno upotrijebite zvanični link http://bizreg.esrpska.com/Home/Dostupnost, no to nije potpuno pouzdan način. Takvu provjeru više koristite kao metod kojim ćete inicijalno utvrditi koji su nazivi sigurno zauzeti. Najsigurniji način za provjeru jeste da direktno pozovete registar privrednih subjekata (Okružni privredni sud Banjaluka – 051 303 250), gdje će vam ljubazni činovnici učinkovito provjeriti dostupnost svakog naziva. Pošto postoji vjerovatnoća da odabrani naziv bude zauzet najbolje je da, prije tog poziva, odredite nekoliko opcija za naziv, jer ćete tako ubrzati cijeli proces. Naziv firme nerijetko ima dodatni uticaj na uspjeh/neuspjeh posla kojim se bavi tako da ovom procesu treba pristupiti sa posebnom pažnjom.
Pošto ste odabrali slobodan naziv za svoju buduću firmu sljedeći korak koji je neophodno da uradite u cilju osnivanja firme, a da biste kompletirali proces pripreme Odluke o osnivanju, jeste da odaberete djelatnosti kojima će se firma moći baviti. Za tu svrhu ćete koristiti šifrarnik djelatnosti sa potpunim opisima šta koja djelatnost pokriva, a šta ne. Svakako znate šta će biti osnovna djelatnost vaše firme tako da ćete tu djelatnost sigurno registrovati, ali naša preporuka jeste da za svaki slučaj, na spisak djelatnosti, pridodate i neke djelatnosti koje su srodne ili povezane sa osnovnom djelatnošću, te neke djelatnosti koje su uvijek aktuelne, odnosno koje će vam, u budućnosti, možda zatrebati. Neki osnivači na spisak stavljaju i djelatnosti koje će možda trebati budućem vlasniku firme, jer računaju daće im te djelatnosti pomoći, ako nekada budu prodavali firmu, da se neko lakše odluči da je kupi od njih. Za registraciju firme u Banjaluci ne treba voditi računa o broju djelatnosti koje birate, jer to neće imati uticaja na povećanje troškova registracije, dok u nekim drugim opštinama, mada nam nije jasno zašto je to tako, treba voditi računa o tom broju. U tim opštinama se sve djelatnosti navode u oglasu koji se objavljuje u Službenom glasniku, nakon registracije, čime se povećava broj redova objave, a čime se proporcijalno povećavaju i troškovi iste. Ako vam kažemo da je cijena objave 8,19 KM po redu, a da jedna djelatnost zauzima najmanje jedan red možete pretpostaviti koliko će to povećanje biti. Zato ne bi bilo loše prethodno nazvati nadležnu kancelariju APIF-a i provjeriti da li se kod njih sve djelatnosti objavljuju u okviru objave u Službenom glasniku ili ne. Takođe, za neke djelatnosti je neophodna saglasnost nadležnog ministarstva kako bi ih privredni sud registrovao, no međutim nigdje ne postoji zvaničan spisak tih djelatnosti, kao niti ministarstava koja su nadležna za njih. Kroz praksu smo načinili spisak djelatnosti za koje su sudovi zahtjevali saglasnosti i koje biste trebali izbjegavati stavljati među svoje djelatnosti, osim ako to nisu djelatnosti koje su usko vezane za vaše buduće poslovanje. U tom slučaju se ministarstvu obraćate sa Zatjevom za izdavanje saglasnosti, sročenim u slobodnoj formi, uz jedan primjerak Odluke o osnivanju. Proces izdavanja te saglasnosti ne bi smio biti duži od 14 dana. Dobijenu saglasnost prilažete uz osnivačku dokumentaciju. Opet naglašavamo da ovaj spisak nije zvaničan, a niti konačan, tako da postoji vjerovatnoća da vam se, uz svu pažnju, desi da će vam sud Zaključkom tražiti da za neku djelatnost dostavite saglasnost nadležnog ministarstva ili da tu djelatnost brišete iz Odluke o osnivanju firme.
Sada imate sve što vam je potrebno da biste pripremili preostalu dokumentaciju. Počećemo sa Odlukom o osnivanju, kao centralnim aktom svake firme. Da bismo vam taj prosec maksimalno olakšali pripremili smo primjer Odluke o osnivanju, koji, na zahtjev, možete dobiti od nas, a koji ćete popuniti sa svojim podacima i tako najjednostavnije završiti ovaj proces. Neophodno je samo da izmjenite sva mjesta koja su obojena crvenom bojom. Ne bi trebalo biti mnogo komplikovano. Ako na nekom mjestu ne budete sigurni šta treba da radite budite slobodni pa nas kontaktirajte, rado ćemo Vam pomoći u izradi vaše Odluke o osnivanju.
Sljedeći akt, kojem ćemo se posvetiti, će biti Odluka o imenovanju direktora. To je dokument kojim se vrši imenovanje lica ovlaštenog za zastupanje društva. Lice ovlašteno za zastupanje, odnosno direktor, je lice koje je ovlašteno da predstavlja/zastupa društvo u svim njegovim radnjama, kako prema drugim pravnim ili fizičkim licima, tako i prema institucijama, i to bez ograničenja ovlaštenja. Osnivač i direktor mogu, ali ne moraju, biti ista osoba. U većini slučajeva je to ista osoba, jer se na našim prostorima, a pogotovo u mikro i malim preduzećima, vlasnička funkcija rijetko odvaja od menadžerske. Čest razlog tome jeste nepovjerenje. To je opravdano, jer postoje primjeri iz prakse koji idu u prilog ovakvoj vrsti sumnje. Drugi razlog je taj što, u ranoj fazi poslovanja, osnivači obično nemaju dovoljno kapitala da bi angažovali profesionalne menadžere za vođenje njihovih firmi, pa tu funkciju preuzimaju sami. Ako imaju potrebu za tim osnivači mogu drugom licu dati mogućnost da obavlja poslove iz vidokruga upravljanja, ali uz određena ograničenja, a radi spriječavanja mogućih zloupotreba. Oni posebnim aktom vrše imenovanje prokuriste. Prokurista je takođe zakonski zastupnik društva, ali koji mora da poštuje sva ograničenja koja su definisana Odlukom o imenovanju prokuriste. Direktor se postavlja Odlukom o imenovanju direktora, a smjenjuje se Odlukom o razješenju direktora, nakon koje se donosi odluka o imenovanju novog direktora. Sva ova lica se upisuju u sudski registar. Primjer ove odluke šaljemo na zahtjev gdje, izmjenom crvenih djelova teksta, jednostavno možete napraviti svoju Odluku o imenovanju direktora.
Naredni dokumenti koje ćete pripremiti samostalno, kao dio osnivačke dokumentacije za vašu firmu, su Izjava o prihvatanju funkcije direktora i OP obrazac. Prvim dokumentom lice imenovano kao lice ovlašteno za zastupanje izjavljuje da prihvata funkciju direktora na koju je imenovano Odlukom o imenovanju direktora. Izjava se obavezno ovjerava kod notara ili u opštini. OP (skraćeno od ovjereni potpisi) obrazac je jedan od osnovnih dokumenata svakog privrednog društva i uz opšte podatke sadrži spisak svih lica ovlaštenih za zastupanje društva i njihove potpise. Obavezna je ovjera istog kod notara ili u opštini. Pri ovjeri se provjerava identitet potpisnika i potvrđuje autentičnost njihovih potpisa. Tokom poslovanja firme zakonski zastupnici se moraju potpisivati kao što su potpisani na ovom obrascu. Prilikom svake promjene zakonskih zastupnika obavezno je izraditi i ovjeriti novi OP obrazac. Obično sve poslovne banke pri otvaranju transakcionog računa zahtjevaju jedan primjerak ovog obrasca, tako da preporučujemo da odmah ovjerite i jedan primjerak za njih. Ako je izvjesno da ćete se, kod Uprave za indirektno oporezivanje, odlučiti na dobrovoljni ulazak u PDV sitem ili ćete podnijeti zahtjev za carinski broj biće potrebno da i za njih pripremite jedan primjerak. Primjere Izjave o prihvatnju funkcije direktora i OP obrasca, takođe šaljemo na zahtjev, te ih vi možete kreirati za svoje potrebe.
Pošto ste prvo, u CIPS-u, izvadili Uvjerenje o mjestu prebivališta, zatim, u poreskoj upravi, Uvjerenje o izmirenim poreskim obavezama, pa ste, pažljivo prateći sve dosadašnje korake, na svom računaru pripremili i odštampali svu dokumentaciju za osnivanje firme (broj primjeraka naveden u spisku na početku), sada uzmite svoju ličnu kartu, sve te dokumente i otiđite u najbližu notarsku kancelariju. Ako prvo želite da zakažete termin na ovom linku možete pronaći kontakte svih notara u Republici Srpskoj http://www.notarrs.com/imenik/imenik.html. Srdačni saradnici u notarskoj kancelariji će izvršiti ovjere svih neophodnih dokumenata, kao i ovjeru dvije kopije lične karte. Platite (troškovi ne bi trebali prelaziti 50 KM), ljubazno im se zahvalite i otiđite u jednu od poslovnih banaka. Tamo zatražite da izvršite uplatu osnivačkog kapitala za svoju firmu, te da Vam izdaju potvrdu o uplati istog (Potvrdu o uplati kapitala). Ovaj posao se obično završava u jednoj od kancelarija banke. Tamo će Vam tražiti jedan ovjeren primjerak Odluke o osnivanju i jedan primjerak kopije lične karte, te Vas uputiti na šalter da uplatite kapital od 1KM. Tada iskoristite priliku pa uplatite i 35 KM kao naknadu APIF-u za njihove usluge. Instrukcije za uplatu osnivačkog kapitala će Vam dati u banci, a za uplatu naknade APIF-u slobodno zatražite od nas.
Sa dobijanjem Potvrde o uplati kapitala ste upotpunili svu potrebnu dokumentaciju za osnivanje firme, tako da Vam preostaje još samo da popunite Prijavu za registraciju poslovnih subjekata, te da to sve predate na šalter APIF-a. Pravilno popunjavanje ove prijave je veoma značajna stavka u procesu registracije. Preuzmite obrazac prijave i pažljivo je popunjavajte elektronskim putem (ne rukom) prateći naše instrukcije. Kroz formu ćemo se kretati po tačkama:
1. Čekirati osnivanje
2. Čekirati DOO
3. Unijeti naziv firme, skraćeni naziv (samo pod uslovom ako ste ga odredili u Odluci o osnivanju), podatke o sjedištu poslovnog subjekta (posto će ovi podaci biti javni možete preskočiti kontakt podatke)
4. Naziv akta: Odluka o osnivanju društva; Broj i datum akta; OPU broj notaske ovjere sa Odluke o osnivanju i datum; Notar i broj akta notara: Ime i prezime notara, grad sjedišta notarske kancelarije i OPU broj sa Odluke o osnivanju
5. –
6. Upisati vlasništvo ako ste vlasnik poslovnog prostora ili zakup ako isti zakupljujete; Ako ste u vlastitom poslovnom prostoru unosite broj posjedovnog lista; Ako ste pod zakupom unosite broj ugovora o zakupu; Ime i prezime vlasnika ili naziv firme koja je vlasnik; JMBG vlasnika ili JIB firme koja je vlasnik
7. Čekirati neodređeno vrijeme
8. Unijeti ime i prezime osnivača, adresu prebivališta osnivača, broj dokumenta i matični broja (JMBG)
9. Unijeti ime i prezime osnivača, u novcu 1.00 KM, u novcu ukupno 1.00 KM, ukupno 1.00 KM, ukupno 1.00 KM, kapital 100% - Unijeti ime i prezime osnivača, u novcu 1.00 KM, u novcu ukupno 1.00 KM, ukupno 1.00 KM, ukupno 1.00 KM, kapital 100%
10. Čekirati privatni
11. Čekirati domaći
12. Iz odluke o osnivanju kopirati sve dijelatnosti koje ćete registoravati. Veoma je bitno da ne unosite sve djelatnosti odjednom, već da, pri prelasku na novu stranicu, kliknete +, čime ćete na novoj stranici dodati polje u koje ćete unositi preostale djelatnosti, za koje ćete opet, pri prelasku na novu stranicu dodati novo polje. Ako unos djelatnosti ne budete radili na ovaj način formular neće biti posložen kako treba.
13. Unesete šifru pretežne (osnovne) djelatnosti, opis djelatnosti
14. Unesete ''Spoljnotrgovinski promet u okviru i za potrebe registrovanih djelatnosti''
15. Unesete ime i prezime direktora, JMBG, broj dokumenta, mjesto i datum izdavanja, adresu prebivališta, položaj (direktor), bez ograničenja ovlaštenja, u unutrašnjem i spoljnotrgovinskom prometu
16. –
17. –
18. –
19. –
20. –
21. –
22. –
23. (1. Odluka o osnivanju, 2. Odluka o imenovanju direktora, 3. Izjava o prihvatanju funkcije direktora, 4. OP obrazac za osnivača/direktora, 5. Ovjeren prepis LK za osnivača/direktora, 6. Uvjerenje o mjestu prebivališta za osnivača/direktora, 7. Uvjerenje o izmirenim poreskim obavezama za osnivača, 8. Potvrda banke o uplati kapitala, 9. Prijava i taksa)
24. Čekirati ''Na šalteru APIF-a'', upisati ime i prezime, JIB, osnivač društva, adresa firme, mjesto, datum.
Prijavu odštampati u dva primjerka i potpisati. Uz istu priložiti svu pobrojanu dokumentaciju iz tačke 23. te je predati u APIF. Na jedan primjerak prijave će vam udariti prijemni pečat uz datum prijema. Vodite računa o tome da APIF sa strankama radi do 13h. Za nekih 4-5 dana na linku http://bizreg.esrpska.com/Home/PretragaPoslovnogSubjekta možete početi vršiti provjeru, kako biste znali da li je registracija gotova ili ne. Ako se i nakon 7 dana naziv vaše firme ne pojavi u registru pozovite APIF kako biste provjerili stanje svoga predmeta, jer postoji mogućnost da je sudija donio nekakav zaključak kako bi se otklonili određeni nedostaci. U praksi smo imali i slučajeve da sudski referent jednostavno napravi previd, pa da vam onda sud zaključkom traži nešto šte ste već dostavili. U tom slučaju preporučujemo da odete do privrednog suda i da potražite referenta koji je radio na vašem predmetu kako biste razjasnili situaciju. Znalo se desiti da su nam iz registra, pri provjeri naziva, rekli da je određeni naziv slobodan, da bi sudija kasnije naložio da se izvrši promjena naziva, time i svih dokumenata, jer postoji sličan naziv. Dakle, čak i kada ste sigurni da ste sve napravili kako treba postoji određena vjerovatnoća da će sud ipak pronaći nekakvu grešku.
Pošto ste, sa radošću, saznali da je vaša firma registrovana, te da vas u APIF-u čeka rješenje, neophodno je da napravite još nekoliko koraka da biste zaokružili cijeli proces osnivanja firme. Pri dolasku po rješenje službenici APIF-a će vam obračunati iznos koji je neophodno da uplatite na ime troškova naknade za oglas u Službenom glasniku. Daće vam i instrukcije za plaćanje, ali ako želite da dođete spremni izvolite iste:
Broj računa: 562-099-00004292-34
Primalac: Službeni glasnik Republike Srpske
Svrha doznake: Naknada za oglas.
Rješenje će vam izdati tek sa dokazom o uplati. Uz rješenje dolazi i Obavještenje o razvrstavanju djelatnosti koji izdaje Rapublički zavod za statistiku, a na kojem je navedena pretežna djelatnost vaše firme, prema kojoj ste, na polugodišnjim nivoima, obavezni plaćati komunalnu i republičku taksu (o tome više sa knjigovođom). Visina taksi zavisi od vrste djelatnosti koja je navedena kao pretežna.
Kada ste napokon preuzeli toliko isčekivani komad papira sa istim se uputite kod pečatoresca. Instant izrada pečata, koja traje oko sat vremena, će vas koštati 30-40 KM. Obavezne stavke na pečatu su naziv firme i mjesto/grad u kom se nalazi sjedište. Moguće je da vam se na pečat nareže i logo, ako ga imate.
Ako se, u nekoj od poslovnih banaka, niste prethodno raspitali koja će vam dokumentacija trebati za otvaranje računa otiđite i raspitajte se, prikupite traženu dokumentaciju (većinu već imate) i otvorite žiro račun. Sa otvaranjem žiro računa vaša firma postaje operativna.
Za vođenje knjiga trebate obezbjediti jedan od mnogobrojnih knjigovodstvenih biroa. Preporučujemo da prema specifičnim zahtjevima vaše firme i planiranom obimu poslovanja zatražite nekoliko ponuda za ovu vrstu usluga. Dosta knjigovodstvenih biroa ima praksu da novoosnovanim firmama, u početnom periodu poslovanja, ove usluge pruža pod povoljnijim uslovima, pa i to imajte na umu.
Za sva dodatna pitanja i nejasnoće nas slobodno možete kontaktirati na email: office@virtuo.global .
Pošto ste uz naše instrukcije uspješno osnovali firmu, smanjivši troškove registracije na minimum, želimo vam mnogo sreće u budućem poslovanju!
